Hoe Lang Moet Je Een Personeelsdossier Bewaren?

Hoe lang moet een personeelsdossier worden bewaard?

Een personeelsdossier is een essentieel onderdeel van het HR-beheer binnen een organisatie. Het bevat belangrijke informatie over werknemers, zoals persoonlijke gegevens, arbeidsovereenkomsten, loonstroken, en andere relevante documenten. Maar hoelang moet een personeelsdossier eigenlijk worden bewaard? In dit artikel zullen we de wettelijk verplichte bewaartermijnen bekijken en de verschillende documenten bespreken die moeten worden opgenomen in een personeelsdossier.

Wettelijk verplichte bewaartermijnen

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft richtlijnen opgesteld met betrekking tot het bewaren van personeelsdossiers. Deze richtlijnen zijn gebaseerd op de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en andere relevante wet- en regelgeving. Het is belangrijk voor werkgevers om deze bewaartermijnen te volgen om te voldoen aan de wettelijke vereisten en mogelijke juridische problemen te voorkomen.

Er zijn twee hoofdcategorieën van gegevens binnen een personeelsdossier: gegevens die tijdens het dienstverband worden verzameld en gegevens die na het dienstverband worden verzameld.

Gegevens die tijdens het dienstverband worden verzameld:
Voor deze gegevens geldt een bewaartermijn van maximaal 2 jaar na het einde van het dienstverband. Het gaat hierbij om persoonlijke gegevens van ex-werknemers, zoals naam, adres, geboortedatum, nationaliteit, burgerlijke staat, en contactgegevens. Ook arbeidsovereenkomsten en wijzigingen moeten gedurende deze periode worden bewaard, evenals afspraken over demotie of promotie.

Gegevens die na het dienstverband worden verzameld:
Voor deze gegevens geldt een bewaartermijn van maximaal 5 jaar. Het betreft hier loonstroken en jaaropgaven. Werkgevers zijn verplicht om deze documenten gedurende deze periode te bewaren.

Naast de bewaartermijnen voor personeelsdossiers zijn er ook specifieke regels voor de financiële administratie en de btw-administratie.

Maximaal 7 tot 10 jaar voor de financiële administratie

Voor de financiële administratie van particulieren geldt geen wettelijke bewaartermijn. Echter, de Belastingdienst kan tot 7 jaar teruggaan bij het controleren van aangiften. Het is daarom verstandig om de financiële administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Voor ondernemers geldt een bewaartermijn van 10 jaar.

Verplichting administratie bewaren voor de btw

Voor de btw-administratie geldt een bewaartermijn van 7 of 10 jaar, afhankelijk van de situatie. Als uw onderneming onder de kleineondernemersregeling valt, moet u uw administratie 7 jaar bewaren. Voor andere ondernemingen geldt een bewaartermijn van 10 jaar.

Hier zijn enkele FAQ’s over het bewaren van personeelsdossiers:

Q: Hoelang moet een personeelsdossier worden bewaard na uit dienst?
A: Personeelsdossiers moeten minimaal 2 jaar worden bewaard na het einde van het dienstverband.

Q: Wat is de bewaartermijn voor een personeelsdossier bij de overheid?
A: De bewaartermijn voor personeelsdossiers bij de overheid is in de meeste gevallen ook 2 jaar na het einde van het dienstverband.

Q: Hoelang moet een arbeidsovereenkomst worden bewaard?
A: Arbeidsovereenkomsten en wijzigingen moeten minimaal 2 jaar worden bewaard na het einde van het dienstverband.

Q: Wat mag er niet in een personeelsdossier worden opgenomen?
A: Er mogen geen gegevens worden opgenomen die niet relevant zijn voor de werkrelatie, zoals medische informatie of strafrechtelijke gegevens.

Q: Hoe lang moet persoonsgegevens worden bewaard?
A: Persoonsgegevens moeten maximaal 2 jaar na het einde van het dienstverband worden bewaard.

Q: Kan een werknemer zijn of haar personeelsdossier opvragen?
A: Ja, werknemers hebben het recht om hun personeelsdossier op te vragen bij de werkgever.

Q: Is er een voorbeeld van een personeelsdossier in Excel beschikbaar?
A: Ja, er zijn verschillende voorbeelden van personeelsdossiers in Excel beschikbaar die kunnen worden gebruikt als sjabloon.

Q: Wat is de bewaartermijn voor administratie?
A: De bewaartermijn voor administratie varieert, afhankelijk van het type document. Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaartermijn, maar het is aan te raden om de administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Voor ondernemers geldt een bewaartermijn van 10 jaar.

Het is belangrijk voor werkgevers om op de hoogte te zijn van de wettelijk verplichte bewaartermijnen voor personeelsdossiers. Door de juiste bewaartermijnen te hanteren, kunnen werkgevers voldoen aan de wet- en regelgeving en eventuele sancties voorkomen.

U moet sommige gegevens uit de salarisadministratie 7 jaar bewaren nadat de werknemer uit dienst is. Die gegevens zijn nodig voor de Belastingdienst. Loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs van de werknemer moet u 5 jaar na het einde van het dienstverband bewaren.Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Maar voor naheffingen door de Belastingdienst is het slim om uw administratie 5 jaar te bewaren. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.Maximaal 2 jaar na dienstverband

Er zijn bepaalde documenten en bestanden van ex-werknemers die tot maximaal 2 jaar na het dienstverband bewaard mogen worden. Denk hierbij aan zaken zoals: Arbeidsovereenkomsten en de wijzigingen ervan.

Wat Zijn De Wettelijke Bewaartermijnen?

Hoe Lang Moet Werkgever Arbeidsovereenkomst Bewaren?

Hoe Lang Mag Je Een Arbeidsovereenkomst Bewaren?

Hoe Lang Moet Een Werkgever Loonstroken Bewaren?

Update 21 hoe lang personeelsdossier bewaren